Experience innovativa per fiere

Iniziamo. La progettazione dell’experience

Per avere un’idea complessiva di come strutturare il pre, il durante e il post degli eventi fieristici, abbiamo co-progettato col cliente un customer journey specifico.

Nel progettare il journey, abbiamo preso in considerazione l’evento fieristico più grande, perché ci ha permesso di non progettare fiera per fiera, ma di ragionare in maniera sistemica, progettando il caso più complesso con tutti i touchpoint. In questo modo, possiamo adattare in maniera modulare e scalare le fiere più piccole, mantenendo una coerenza di experience e ottimizzando la produzione.

Definiamo il concept annuale

Nel caso di Sovema Group, con mesi di anticipo rispetto all’inizio dell’anno fieristico, ci siamo seduti al tavolo con il cliente, per raccogliere il brief relativo alla definizione del concept di comunicazione da portare alle fiere.

Nello specifico, abbiamo individuato il tema di comunicazione annuale sulla base della strategia aziendale e dei prodotti di punta per ogni linea di prodotto. Con questi elementi siamo stati in grado di elaborare il concept, testuale e grafico, armonizzando il tutto alle linee guida già presenti nel brand design system del cliente.

Entriamo nel vivo: gestione e organizzazione delle fiere

Propedeutici alla realizzazione dei touchpoint abbiamo considerato alcuni aspetti.

1. Reference: prendendo ispirazione da altri settori, abbiamo cercato dei riferimenti concreti ai touchpoint col grado più alto di innovazione (es. visori in realtà virtuale e ologrammi), ipotizzando degli scenari di realizzazione.
2. Budget: con il cliente abbiamo fatto un allineamento sul budget a disposizione per ogni fiera e l’abbiamo supportato nell’allocazione ottimale delle risorse.
3. Realizzazione: abbiamo aiutato il cliente con la ricerca, la selezione e la gestione dei fornitori sulla base dell’experience progettata, lavorando con loro sui touchpoint di interesse, es. layout stand, briefing fornitore ologrammi, supervisione e progettazione dell’esperienza interattiva con dei macchinari in realtà virtuale all’interno di una dry room.

L’experience diventa realtà

Come ultimo passaggio siamo passati alla realizzazione e al setup di tutti i materiali di comunicazione per gli eventi: materiali fisici, es. brochure, gadget e layout grafico dello stand e digitali come newsletter, post su Linkedin, ADS su Google, video da utilizzare durante l’evento. 

Essendo le fiere distribuite su tutto l’anno, la realizzazione operativa è stata pianificata in anticipo con un Gantt dettagliato e sviluppata secondo le tempistiche di consegna. 

Grazie ad un planning solido quindi, abbiamo reso la preparazione di una fiera un periodo disteso e senza consegne last minute, rasserenando il cliente.

Uno sguardo di dettaglio ad alcuni touchpoint realizzati

• Per migliorare la gestione degli appuntamenti commerciali durante le giornate della fiera, abbiamo attivato un flusso di prenotazione attraverso una landing page, così che i commerciali avessero maggiore contezza delle persone che sarebbero passate, permettendo loro un’organizzazione più efficiente di tempi e spazi. Oltre a questo, così facendo abbiamo iniziato la lead generation ancora prima che iniziasse la fiera.
• Nella fiera più importante per il cliente, abbiamo garantito la copertura live durante i giorni dell’evento, con l’organizzazione di più dirette streaming su Linkedin e la conduzione di una ricerca di mercato sul campo (safari etnografico) con aziende concorrenti. In questo modo siamo riusciti ad ottimizzare la presenza in loco al 100%, indagando anche i trend del settore e la concorrenza.
• Nelle settimane successive alla fiera, abbiamo strutturato un follow up con comunicazione degli highlight dell’evento e un flusso di inbound (inbound machine) su Linkedin e all’interno della newsletter, prevedendo la possibilità di scaricare un pacchetto di risorse informative utilizzate durante la fiera. Così facendo siamo riusciti a prolungare l’interazione del lead con il brand anche dopo l’evento, dandogli la possibilità di approfondire e mettersi in contatto con i referenti commerciali d’area.

Grazie a questo approccio, con i nostri clienti non parliamo più di organizzare singole fiere, ma di generare un vero e proprio sistema che ci permetta di prolungare l’esposizione del brand considerando l’experience pre, durante e post evento, portando innovazione e ottimizzando budget e risorse.